Zoom anuncia Zoom Workflow Automation

[24/02/2025] Zoom ha anunciado el lanzamiento de varias innovaciones en Zoom Workplace y Business Services, incluido el lanzamiento de disponibilidad general de Zoom Workflow Automation, el creador de flujos de trabajo que permite a los usuarios hacer más cosas automatizando el trabajo pesado, incluso con la ayuda de AI Companion. Según lo señalado en el comunicado de prensa, la automatización del flujo de trabajo ayuda a los usuarios a crear flujos de trabajo complejos en Zoom Workplace, incluidos Zoom Meetings, Zoom Team Chat y Zoom Docs, así como en aplicaciones de terceros. Zoom también anunció nuevos avatares de Zoom Clips, así como actualizaciones de funciones para Zoom Rooms, Zoom Docs y Zoom Whiteboard.

"Empoderar a las personas con IA para ayudarlas a hacer más cosas es fundamental para lo que hacemos en Zoom”, sostuvo Wei Li, jefe de Team Chat en Zoom. "Es por eso que hemos habilitado Zoom Workflow Automation para aprovechar el poder de Zoom AI Companion. Las organizaciones pueden utilizar Zoom Workflow Automation para configurar flujos de trabajo en Zoom Workplace y aplicaciones de terceros, lo que ayuda a los equipos a automatizar su forma de trabajar. La automatización del flujo de trabajo no solo elimina las tareas repetitivas de los empleados, sino que es fácil de usar, incluso para equipos que no tienen conocimientos técnicos”.

Workflow Automation simplifica las tareas

El ejecutivo comentó que Workflow Automation permite que tanto los administradores de TI como los usuarios finales configuren pasos y acciones que se ejecutarán automáticamente en un orden determinado una vez que se produzca un desencadenante. "Un ejemplo de disparador podría ser un resumen de una reunión complementaria de IA generado después de una reunión, y que se agrega automáticamente a un documento de Zoom, Google Doc o Word dedicado que luego se comparte en un canal de chat de equipo. El uso de Workflow Automation con AI Companion ayuda a mantener a los equipos alineados y productivos. Los equipos que utilizan varias plataformas de colaboración suelen tener dificultades con la comunicación fragmentada, ya que no pueden realizar un seguimiento de la información y las actualizaciones de los proyectos, pero el uso de Workflow Automation puede ayudar a los equipos a mantenerse al día e impulsar la acción”.

Impulsando la eficiencia operativa del negocio

Para los administradores de TI y los trabajadores de la información, la creación manual de flujos de trabajo puede llevar mucho tiempo, pero con Workflow Automation, pueden optimizar los flujos de trabajo de su organización en Zoom Workplace y aplicaciones de terceros.

* Cuando el anfitrión lo habilita, el resumen de la reunión complementaria de Zoom AI puede generar una lista de elementos de acción para los participantes después de una reunión. "Por ejemplo, con Workflow Automation, los empleados pueden configurar un flujo de trabajo que creará automáticamente un documento de Zoom o un documento de Google a partir del resumen de la reunión que enumere esos elementos de acción, lo que ahorrará a los usuarios un tiempo valioso”, explicó Li.

• Puede resolver los problemas más rápido mediante el uso de Workflow Automation para crear automáticamente un canal de chat de equipo de Zoom que incluya a las personas adecuadas.
• Recopila las solicitudes del servicio de asistencia de TI con formularios de recopilación de comentarios, para que los empleados puedan obtener la ayuda que necesitan cuando la necesitan.
• Combina la lógica condicional y la automatización secuencial para crear flujos de trabajo más inteligentes y dinámicos, e integra a la perfección aplicaciones de terceros, como Google, Microsoft y Jira, con la plataforma de colaboración abierta de Zoom Workplace. La conexión de integraciones de terceros ayuda a los usuarios a reducir el cambio de contexto y aumentar la eficiencia.

Aumente la productividad con flujos de trabajo fáciles de crear

El ejecutivo anotó que, a diferencia de otras tecnologías de automatización del flujo de trabajo, que requieren que los usuarios tengan experiencia previa y conocimientos técnicos en la creación de flujos de trabajo, Workflow Automation utiliza tecnología y plantillas sin código para automatizar fácilmente las tareas, de modo que incluso los usuarios sin conocimientos técnicos puedan ahorrar tiempo y centrarse en proyectos más significativos.

Li añadió que Workflow Automation puede ayudar a los usuarios a automatizar su día a día de muchas maneras:

• Mantener a los equipos alineados y organizados añadiendo automáticamente resúmenes de reuniones complementarias de IA a un documento de Zoom dedicado que luego se comparte en un canal de chat.
• Hacer que AI Companion agregue automáticamente conversaciones resumidas de Zoom Team Chat a una hora específica con regularidad a un canal dedicado o Zoom Doc, para que los equipos puedan mantenerse actualizados sobre los proyectos actuales.
• Simplificar la gestión de solicitudes de tiempo libre con un formulario basado en chat que permite aprobaciones rápidas de solicitudes y notifica automáticamente a los miembros del equipo.
• Dar la bienvenida inmediatamente a un nuevo miembro del canal de Team Chat con un formulario con plantillas para respaldar el proceso de incorporación.
• Establecer recordatorios recurrentes para las actualizaciones de estado del proyecto dentro de un canal de chat de equipo o responda preguntas comunes con un solo clic asignando respuestas personalizadas a las reacciones emoji.
• Crear notificaciones automatizadas y flujos de trabajo de aprobación en el chat cuando un miembro específico del equipo responda.

Workflow Automation ahora está disponible sin costo adicional para aquellos con planes pagos durante el período de prueba. Para empezar a utilizar Workflow Automation basta con descargar versión 6.3.10 de la aplicación de escritorio de Zoom.

Optimizar la colaboración con Zoom Workplace y AI Companion

Además de Workflow Automation, Zoom lanzó actualizaciones de las funciones Zoom Workplace y AI Companion para facilitar la colaboración antes, durante y después de las reuniones.

• Generar Zoom Clips a escala con los nuevos Zoom Clips avatars con AI Companion. Los usuarios pueden generar un clip simplemente seleccionando de una biblioteca de 18 avatares pregenerados y agregando un script. "El uso de un avatar de plantilla para un Clip elimina la necesidad de volver a grabar un video varias veces y ayuda a reducir las reuniones innecesarias, lo que facilita que los usuarios se comuniquen de manera efectiva, incluso cuando se encuentran en diferentes zonas horarias”, sostuvo el ejecutivo. Se espera que los avatares de Zoom Clips con AI Companion estén disponibles a finales de este mes.
• Recopilar datos fácilmente con formularios en Zoom Docs. Los usuarios ahora pueden crear y distribuir formularios en Zoom Docs para recopilar información de otras personas dentro de su organización o externamente. La subfila de la tabla de datos permite crear elementos anidados dentro de una tabla bajo encabezados principales para facilitar la administración y el seguimiento del proyecto. Se espera que la subfila de la tabla de formularios y datos esté disponible a finales de este mes. Además, los usuarios ahora pueden crear gráficos al instante en Zoom Docs utilizando tablas de datos con la función de panel de control, así como utilizar tablas de datos sincronizadas para mantener las tablas de datos actualizadas en diferentes documentos que reflejen los cambios realizados en las tablas sincronizadas en tiempo real, incluso desde otro documento.
• Con el audio complementario para Zoom Rooms, los usuarios pueden obtener un audio de reunión más claro sin necesidad de tener que recurrir a varios micrófonos costosos en la sala. "Esta nueva función permite a los participantes utilizar el micrófono de un portátil como fuente adicional de audio de la reunión para mejorar la calidad y la claridad del sonido. La nueva función "escuchar" en el modo complementario ofrece a los usuarios la opción de escuchar una reunión a través de auriculares conectados o dispositivos de asistencia, lo que ayuda a mejorar el audio para las personas con discapacidades auditivas o cuando la audición es difícil”, explicó Li.
• La aplicación de YouTube para Zoom Meetings llegará pronto, lo que permitirá a los usuarios buscar y ver fácilmente videos de YouTube durante una reunión de Zoom. "A diferencia de compartir pantalla, la nueva aplicación proporciona video de alta calidad para cada participante sin el retraso habitual, lo que hace que la visualización sea más vibrante e interactiva. Se espera que la aplicación de YouTube para Zoom Meetings esté disponible en las próximas semanas”, aseguró el ejecutivo.
• Para facilitar una conexión multilingüe sin interrupciones, Zoom Meetings ofrece ahora servicios mejorados de subtítulos en portugués, con el galés próximamente y la transcripción de las grabaciones en hebreo también.
• El panel lateral de Zoom AI Companion ahora está disponible en más idiomas para facilitar a los equipos globales el uso de AI Companion y obtener las respuestas que necesitan para optimizar su jornada laboral. Los usuarios ahora pueden interactuar con AI Companion en chino (tradicional y simplificado), francés, alemán, japonés, portugués, español, italiano, coreano, indonesio, polaco, ruso, sueco, turco, vietnamita y holandés (Países Bajos).
• Organizar fácilmente diagramas en la pizarra de Zoom con contenedores para la creación de diagramas avanzados. Los usuarios ahora tienen la capacidad de acceder a los contenedores desde el panel de formas para agrupar y organizar sin esfuerzo los objetos relacionados. Se espera que los contenedores para diagramas avanzados estén disponibles a finales de este mes.

Las mejoras de Zoom Workplace, incluidos los nuevos avatares de Zoom Clips, están disponibles sin coste adicional con los servicios de pago de las cuentas de Zoom. Es posible que algunas funciones no estén disponibles para todas las regiones y verticales de la industria, y es posible que se apliquen límites.

Empoderar a los agentes y equipos de ventas con Zoom Business Services

Zoom también anunció nuevas funciones para Zoom Revenue Accelerator, así como AI Expert Assist y Workforce Management para simplificar las interacciones con los clientes para los agentes del centro de contacto y los equipos de ventas, y mejorar la previsión de personal para los administradores.

"Los líderes de ventas y las organizaciones de ingresos ahora están equipados para avanzar en los acuerdos y colaborar con sus equipos en cualquier momento y en cualquier lugar, con Zoom Revenue Accelerator Mobile (ZRA Mobile). Con ZRA Mobile, los equipos de ventas pueden transformar los momentos de inactividad en oportunidades productivas de generación de ingresos, lo que les permite revisar llamadas, proporcionar comentarios y compartir información directamente desde sus teléfonos inteligentes”, comentó Li.

El ejecutivo añadió que los propietarios y administradores de cuentas de Zoom Contact Center pueden crear plantillas de notas inteligentes personalizables para AI Expert Assist, automatizando el proceso de toma de notas y garantizando la coherencia en las interacciones con los clientes. "La IA captura detalles clave como los números de cuenta y los requisitos de escalamiento en el formato de plantilla, estandarizando la documentación para satisfacer las necesidades empresariales”.

Li finalizó anotando que los administradores de Zoom Workforce Management ahora pueden marcar días especiales para refinar la previsión durante días festivos, cierres o anomalías. Los administradores pueden ajustar el volumen o manejar el tiempo para estos días especiales, lo que garantiza predicciones de personal más precisas mientras realiza un seguimiento de todos los cambios en los informes de auditoría.

Franca Cavassa, CTOPerú