[07/08/2024] Zoom Video Communications ha anunciado el lanzamiento de Zoom Docs, su solución de documentos colaborativos basada en la IA. Según lo señalado en el comunicado de prensa, Zoom Docs cuenta con la tecnología de Zoom AI Companion, el asistente de IA generativa de la empresa disponible sin costo adicional, para ayudar a impulsar la productividad y la colaboración fluida en todo Zoom Workplace.
"Zoom Docs es nuestro primer producto de Zoom Workplace con IA generativa integrada desde cero; transforma sin esfuerzo la información de Zoom Meetings en documentos procesables y bases de conocimientos, para que los equipos puedan mantenerse centrados en un trabajo significativo”, sostuvo Smita Hashim, directora de productos de Zoom. "Zoom Docs se incluye sin costo adicional con las licencias de pago de Zoom Workplace, lo que crea aún más valor para nuestros clientes. Con AI Companion disponible en cada paso del camino, Zoom Docs está diseñado específicamente para capacitar a las personas para que 'trabajen felices' y les dediquen más tiempo a su día”.
Transformar la colaboración en equipo
De acuerdo al ejecutivo, Zoom Docs puede ayudar a resolver los desafíos críticos a los que se enfrentan los trabajadores modernos, como el tiempo perdido en tareas repetitivas, la sobrecarga de información y la facilitación de la alineación multifuncional. "Al utilizar Zoom AI Companion para convertir los resultados de las reuniones en documentos procesables, Zoom Docs puede impulsar la creación de contenido y adaptarse a las diferentes necesidades individuales y de equipo para ayudar a aumentar la productividad de los trabajadores”.
Las capacidades de IA de Zoom Docs, anotó Hashim, ayudan a los usuarios de Zoom Workplace a hacer que el trabajo en equipo sea más colaborativo y eficaz, optimizar la productividad al mantener la información organizada y reducir los silos al permitir que los equipos se comuniquen y compartan información de manera más fluida. El ejecutivo señaló que, entre los posibles casos de uso de Zoom Docs, se incluyen:
- Colaboración en reuniones: Zoom Docs simplifica la colaboración en reuniones con AI Companion al transformar el contenido de la reunión en documentos significativos, centralizar los resúmenes de las reuniones con los documentos de la reunión y facilitar la edición conjunta de documentos dentro de las reuniones.
- Documentos empresariales: Ya sea para crear contenido, propuestas comerciales o informes, AI Companion para Zoom Docs facilita la generación, revisión, resumen y traducción de contenido para los equipos globales.
- Planificación de proyectos: La planificación de proyectos complejos puede ser complicada. Zoom Docs puede ayudar con plantillas que ahorran tiempo para los resúmenes de proyectos y el seguimiento de una variedad de casos de uso, como lanzamientos de productos, campañas de marketing y gestión de eventos, consolidando materiales relacionados con proyectos y mejorando la visibilidad en el seguimiento del progreso, las actualizaciones de estado y los plazos.
- Centro de información: Útil para la creación de bases de conocimientos, la incorporación de equipos y el seguimiento de objetivos, los usuarios pueden crear wikis para una única fuente de información.
Maximizar la eficacia de las reuniones para obtener mejores resultados
Las reuniones son fundamentales para Zoom Workplace, y, de acuerdo a Hashim, Zoom Docs se basa en esa experiencia al mejorar la colaboración antes, durante y después de las reuniones, lo que permite a los usuarios mantenerse más alineados y lograr mejores resultados.
- Iniciar y programar reuniones desde un documento de Zoom para conectarse con colegas y optimizar rápidamente los flujos de trabajo.
- Crear, compartir y editar documentos durante las reuniones. Los asistentes a la reunión pueden seguir al presentador, coeditar y comentar el documento en tiempo real sin salir de la ventana de la reunión. Los asistentes en dispositivos móviles pueden ver la colaboración de documentos en la reunión sin iniciar sesión.
- Crear un documento editable y compartible que incluya información relevante de una reunión en un formato personalizable.
- Optimizar el uso compartido de permisos para reducir el tiempo dedicado a otorgar acceso a documentos con configuraciones de permisos masivos para los asistentes a la reunión y la capacidad de otorgar acceso temporal a los asistentes a la reunión para colaborar durante la reunión. Los usuarios también pueden compartir Zoom Docs en los canales de Team Chat y con personas en chats específicos directamente desde Zoom Docs.
- Compartir documentos en Zoom Workplace a través de Zoom Team Chat o Zoom Mail, o invite a colegas a colaborar en vivo en Zoom Meetings para optimizar la edición.
Realizar el trabajo en un solo lugar
El ejecutivo anotó que Zoom Docs permite adapte los documentos a las diferentes necesidades individuales y de equipo para mantener la colaboración fluida y la información organizada.
- Personalizar los documentos con bloques de contenido para textos, tablas, imágenes, gráficos y mucho más para ayudar a aumentar la eficiencia y reducir la gestión de la información en varias aplicaciones. Añadir tablas de datos para la colaboración en equipo y la planificación para realizar un seguimiento de las tareas y los proyectos.
- Agregar listas de comprobación, imágenes, videos y llamadas para hacer que el documento sea más atractivo, y utilice el diseño de varias columnas para una mayor flexibilidad en la organización del contenido.
- Insertar contenido de Zoom Workplace y de terceros, como Zoom Whiteboard, Google Drive, Figma, X y YouTube, para que la información sea accesible de forma centralizada.
- Organízar destacando los documentos de uso frecuente o filtrando rápidamente los documentos por autor para un acceso rápido.
Optimizar la colaboración en equipo
Hashim anotó que permite reducir los silos y mantener a los colaboradores informados, conectados y alineados.
- Vigilar el progreso utilizando tablas, listas de verificación y rastreadores de actividades, fechas de vencimiento, estado y propietarios asignados, con varias vistas como tableros Kanban, calendarios y galerías.
- Organizar los documentos del equipo en wikis dedicados para proporcionar ubicaciones centrales para la información compartida.
- Agrupar, filtrar, ordenar y buscar tablas de datos para visualizar fácilmente la información y localizar rápidamente los datos necesarios.
- Editar simultáneamente con hasta 100 usuarios en un solo documento de Zoom y etiquecar a sus compañeros de equipo en ediciones y comentarios.
- Agregar, eliminar y cambiar rápidamente los permisos para que los compañeros de equipo internos y los usuarios externos compartan y colaboren con confianza en el contenido de un documento.
Hashim señaló que Zoom Docs con AI Companion está incluido en todos los planes de pago de Zoom Workplace. Los usuarios básicos (gratuitos) pueden crear hasta 10 documentos compartidos y documentos personales ilimitados sin AI Companion, pero pueden actualizar a los planes Zoom Workplace Pro, Business o Enterprise para acceder a las capacidades de AI Companion en Zoom Workplace, incluido Docs. Los propietarios y administradores de cuentas pueden activar o desactivar AI Companion para Zoom Docs.
Franca Cavassa, CTOPerú