[01/02/2023] La gestión del mantenimiento correctivo en ocasiones es un tema que se da por sentado. Sin embargo, la complejidad que puede adquirir en el caso de una organización de gran tamaño hace que sea necesario contar con herramientas que permitan la correcta gestión de esta función. En el caso de Interbank, la firma utiliza el sistema EDI de Tgestiona, una plataforma que no solo le permite realizar las funciones básicas con las que se implementó en un inicio, sino ampliarse hacia campos que pueden incorporar áreas como la IoT, por ejemplo.
El sistema ha evolucionado de acuerdo con las necesidades del banco, y para conocer los detalles de cómo se ha ido incorporando esta herramienta en el conjunto de soluciones que maneja la entidad financiera, conversamos con Juan Carlos Díaz, jefe de Gestión de Instalaciones de Interbank; y Omar Loarte, analista de sistemas senior de Tgestiona. Ellos nos ofrecieron detalles de todo lo que han logrado y desean lograr en el futuro cercano con esta herramienta.
Juan Carlos Díaz, jefe de Gestión de Instalaciones de Interbank.
¿Cuál fue la herramienta que se implementó y por qué la implementaron? ¿Qué necesidades tenían que cubrir?
Diaz: Básicamente, la herramienta que utilizamos viene como parte de un servicio de facility. Mas que solicitar una nueva herramienta, por el contrato que tenemos con Tgestiona se incluye la plataforma que es un plus que permite llevar en orden la información sobre todos los servicios que se brindan a nivel de análisis de gastos, porque llevamos el control de la parte de mantenimiento, de la infraestructura de los inmuebles. Esta herramienta es bastante completa en el sentido de que absorbe la información de todos los inmuebles que tiene una empresa y, en base a esa información, comienza a trabajar creando tickets para el mantenimiento y también para llevar los módulos de control de pago de arbitrios, de alquileres.
La herramienta ha ido transformándose porque nosotros no somos su único cliente, sino que de acuerdo con las necesidades ha ido cambiando. Entonces, ha habido bastante aceptabilidad con algunos cambios que hemos querido hacer, porque entendemos que la plataforma es moldeable; pero hasta cierto límite en el sentido de que trabaja con otros clientes. Todas las mejoras que hemos ido implementando entiendo que se replican a nivel general.
¿Cuándo se implementó la herramienta? ¿Fue un proceso largo?
Díaz: De hecho, la plataforma data del año 2009, si mal no recuerdo. Prácticamente, esta plataforma comenzó a absorber la información del banco a partir de esa fecha. Generalmente, tiene un proceso de tres a seis meses para poder colocar información del cliente, luego ya viene un trabajo de carga de servicios preventivos. Si bien es cierto el banco tiene un proceso de facturación distinto, la herramienta permite extraer y modificar los datos para que solo se haga el proceso de pago al proveedor.
¿Se realizan actualizaciones o incremento de funcionalidades? ¿Cuál ha sido la evolución de la herramienta?
Díaz: Empezamos con una herramienta de acceso, no tenía una integración con el Active Directory del banco, teníamos usuarios y contraseñas externas a través de una web. Luego migró a un entorno digital, a trabajar en la nube de Azure, y se hizo la integración con la base de datos de usuarios del banco, lo cual permitió que podamos hacer una gestión de ingreso directo, basta con que esté en la planilla del banco y registrado como colaborador para tener un acceso directo. Eso ha hecho que el sistema que comenzó con una plataforma, creo, Lotus, migre a una plataforma web, y ha pasado a tener todas sus funciones en línea, creo que con mucha mayor practicidad que antes.
¿Cuáles son los mayores retos que se tienen que afrontar cuando se implementan y se utilizan este tipo de plataformas?
Díaz: Considero que los mayores retos dentro de una plataforma es que sea multimodal, que sea asequible y tenga varios módulos. El hecho de ser una plataforma de gestión -que nació como gestión del mantenimiento- no quiere decir que esté ajena a módulos, por ejemplo, de pagos de servicios; nosotros estamos haciendo algunos desarrollos para que se lleve un control de pagos de servicios públicos para poder controlar los vencimientos.
Entonces, uno de los retos más grandes de esta plataforma es que sea multimodal. Adicionalmente, que vaya agregando, con el desarrollo de la tecnología, módulos o plataformas. La plataforma llega a ser mucho más inteligente y, si bien es cierto no tiene los dispositivos, ya se enlaza con diferentes programas y lo está haciendo de una manera rápida en estos últimos años.
Loarte: Desde el momento en que ingresé a la empresa he visto el crecimiento de la plataforma, desde que nació en Lotus; vimos su proceso de transición al migrar a una plataforma web en tecnología .Net. Fue un reto muy grande que realizamos para implementar esto, dado que la tecnología en ese momento se encontraba emergiendo. Entonces, tomamos ese reto, lo implementamos de acuerdo con las reglas que tenemos aquí en el negocio de facilities para la creación de mantenimientos, para la generación de módulos, como dice Juan Carlos para el tema del Active Directory y así fue evolucionando.
Ahora nosotros estamos lanzando una nueva plataforma con nuevas tecnologías de frameworks web como algunas modernas como las de Google -como Angular- o Facebook; entonces, escogemos nuevas tecnologías, las aplicamos al negocio y en base a ello seguimos evolucionando.
También complementando con el tema de las tecnologías, estamos desarrollando aplicaciones móviles que complementan la plataforma, tenemos aplicaciones móviles tanto para sistemas operativos Android como para iOS, en tecnologías actuales complementando la funcionalidad de la web.
Los nuevos retos que ahora se nos vienen, como decía Juan Carlos, son el tema de la implementación de gestión de espacios, implementar nuevos módulos, por ejemplo, IoT, para poder controlar dispositivos que se encuentran conectados a la nube, equipos como aires acondicionados, medidores de energía, de CO2, todos centralizados en un BMS y, a su vez, también tener una mirada desde la plataforma web o desde la plataforma móvil. Entonces, estamos siempre mirando las nuevas tecnologías, implementándolas, tratando de estar a la par con las últimas metodologías de desarrollo.
Omar Loarte, analista de sistemas senior de Tgestiona. 
¿De qué depende el incremento de las funcionalidades y módulos?
Loarte: Nosotros tenemos dos partes. La primera es en base a las tecnologías. La tecnología que fue desarrollada hace un año, deja de estar vigente por fallas de seguridad, por módulos incompletos, por funcionalidades nuevas que se puedan ir aplicando; entonces, por temas de seguridad -porque trabajamos con clientes bancarios, que manejan información sensible- nosotros siempre estamos a la par en cuanto a añadir nuevos parches de seguridad. Así es como va evolucionando por ese lado, por el tema de la seguridad.
Por el otro lado, por el tema de los requerimientos o añadidura de módulos, depende bastante del requerimiento que tenga el cliente. El cliente viene con una nueva funcionalidad y nosotros la analizamos si es transversal para todos los clientes y se implementa con una nueva tecnología o con una tecnología actual.
Díaz: Creo que estar a la vanguardia sobre plataformas tecnológicas hace que el cliente visualice el mercado. Nosotros estamos en constante verificación, no solo por ser una entidad financiera tenemos áreas dedicadas al desarrollo de plataformas, ello nos hace estar siempre en constante consulta sobre las novedades que trae el mercado.
Básicamente, los módulos que contiene el sistema EDI son módulos bastante competitivos y que también están dentro del mercado actualmente. Entonces, no somos ajenos a los cambios que tenemos constantemente con el desarrollo interno sobre otras áreas; porque si bien es cierto esta es la plataforma hecha para el facility, nosotros tenemos áreas de tecnología que también manejan una mesa de ayuda similar y, generalmente, cualquier cambio tratamos de compararlo con la herramienta, y estamos ahí haciéndoles consultas para poder ver si se puede agilizar algunos procesos a través del EDI actual.
¿Desean agregar algo?
Diaz: Básicamente, la plataforma está cumpliendo, estamos migrando a herramientas que deben ser de fácil uso y accesibilidad. De hecho, nosotros manejamos la herramienta a nivel nacional, tenemos llegada a todas las agencias; el poder reportar y tener en línea todos los gastos de mantenimiento que puedan nacer por temas de infraestructura.
Loarte: Por mi parte, solo quiero resaltar el hecho de que Tgestiona cuenta con diferentes módulos, y en todos estos módulos se han aplicado metodologías y tecnologías actuales y tecnologías que están recién saliendo al mercado. Estamos a la par competitivamente con otras empresas de tecnología, no siendo nosotros una empresa de tecnología contamos con los mejores recursos y también tenemos las facilidades tanto por la empresa y su apoyo.
Jose Antonio Trujillo