Buenaventura: El factor humano

[29/03/2021] A finales del 2019, Compañía de Minas Buenaventura comenzó la implementación de SuccessFactors, la solución en nube de SAP para la gestión humana. Cuando el confinamiento llegó en marzo la empresa ya había implementado la parte principal de la solución, así que pudo afrontar con éxito los flujos de trabajo no presencial que les imponían las restricciones sanitarias.

Desde entonces han seguido implementado los otros módulos de la solución, y adaptándose a una herramienta nueva que les ofrece trabajar prácticamente sin necesidad de la gran cantidad de documentos que requerían. Para ofrecernos detalles de esa implementación y de las ventajas que han obtenido, conversamos con Juan Pablo Zoeger, director de Gestión y Desarrollo Humano de Compañía de Minas Buenaventura; y, también con el socio implementador, representado por Kheren Peceros, gerente de Consultoría SAP SuccessFactors, Seidor HCC.

¿Cuáles eran las necesidades que tenían y que deseaban satisfacer con esta solución?

Zoeger: Ya teníamos un software para la gestión de personal que básicamente se enfocaba en los procesos de recursos humanos hacia adentro, nos facilitaba la gestión. Pero luego salimos a la búsqueda de una herramienta que ofreciera una mejor interacción con el usuario, donde el usuario (el líder o el colaborador) tenga una mayor participación; y, por otro lado, que fuera virtual, de manera que no sea Recursos Humanos quien realice la gestión, sino que ellos mismos la realicen y todo quede en una plataforma virtual.

Salimos al mercado a evaluar alternativas y llegamos al software SuccessFactors de SAP, la mejor alternativa hacia un mundo más digital.

¿Hubo un estudio de todas las alternativas o ya tenían un contacto con SAP?

Nosotros trabajábamos con un software de recursos humanos y cuando empezamos a hacer la evaluación incluimos la nueva versión de este software, pero también salimos al mercado a buscar otras alternativas. Como antecedente, la empresa había implementado SAP en el lado financiero, así que ellos nos ofrecieron la alternativa de SuccessFactors.

El proceso fue largo, de seis a nueve meses de revisión de alternativas, visitas a empresas clientes de distintos softwares para evaluar los pros y los contras y, en función de eso, tomar una decisión. En realidad, nuestra empresa sí se toma el tiempo para evaluar las alternativas porque una vez que nos involucramos con un software buscamos una relación de largo plazo, no es una decisión rápida sino de largo plazo.

¿Cuándo realizaron la implementación?

La implementación sigue en marcha. Empezamos el proyecto a finales del 2019, nosotros hemos comprado todos los módulos. SuccessFactors tiene varios módulos y el proceso de implementación ha sido progresivo, hemos optado por trabajar con los tres primeros módulos que son la parte básica del software, después hemos avanzado con otros tres módulos que tienen que ver con el e-learning y el onboarding; después pasamos a la última etapa que son los módulos de sucesión, de compensaciones y analítica.

¿Les ha representado alguna dificultad la pandemia?

La parte más difícil fue la de los primeros módulos; es decir, el employee central que es la interacción que tiene el usuario; eso lo hicimos cuando estábamos en modo presencial y ya salió en marcha; luego se han implementado los otros módulos.

Cuando empezó la pandemia en marzo del 2020, nos tomó preparados y más bien [la solución] nos ha facilitado la gestión durante la pandemia. Eso nos ha ayudado muchísimo en términos de digitalización. Creo que la pandemia la hemos pasado 'tranquilos' porque ya todo lo teníamos en digital; la interacción del usuario era digital, al igual que los procesos de reclutamiento en los que manejamos muchos documentos; más bien la pandemia nos impulsó a usar el file digital y tener todo en línea.

Peceros: Solo quería complementar que justamente como parte de la preparación del proyecto, Buenaventura había adquirido diferentes módulos que cubren diferentes procesos. SuccessFactors es una solución que en una sola plataforma se cubren todos los procesos de inicio a fin del área de gestión humana. Entonces, fue parte de la preparación inicial del proyecto definir esa estrategia de implementación, es decir, cuál va a ser el roadmap de implementación, cuál va a ser la secuencia, entonces decidimos en conjunto comenzar por los módulos core de gestión humana, que es la administración de personal y gestión de la estructura organizativa.

Los demás procesos que vinieron después, cuando ya había comenzado la pandemia, dependen de alguna manera del core, que es la administración de personal. En otras implementaciones en ocasiones se elegía otros módulos, pero siempre la recomendación es empezar por employee central que es la parte de administración de personal, y sí, eso ayudó a que los demás módulos, los demás componentes sean más sencillos de implementar, porque ya teníamos la base utilizada y desplegada en toda la organización.

¿Hubo retos y desafíos?

Zoeger: Siempre hay retos técnicos, sobre todo en employee central porque hay que codificar algunas prácticas particulares de la empresa; tenemos dos sindicatos por unidad minera, y siete operaciones mineras, pero todo se cumplió dentro de los plazos estimados. No hemos tenido mayor dificultad técnica.

Quizá más que la parte técnica es la parte cultural, la del usuario, la más complicada, pero gracias a Dios el usuario se adaptó muy bien. Tener el software en el celular facilita las aprobaciones. Ahora ya nadie se imagina firmar un documento en físico, todo es en línea, todo lo puedes conseguir desde el celular. Ha sido un buen proceso en general.

¿Cuáles considera que son los mayores beneficios que se han logrado para el usuario final y para el usuario de tecnología o de administración?

Hay varias perspectivas, primero voy a hablar del lado de Recursos Humanos. Este departamento maneja muchos documentos, muchos papeles, muchos correos, muchas firmas, muchas impresiones y archivos, y así. Se genera mucha documentación tanto en las operaciones mineras como en el corporativo.

Con la entrada de SuccessFactors todo eso desapareció, todas las aprobaciones son en línea, hay una trazabilidad en el sistema de SuccessFactors, el workflow funciona para todo, ya sea un requerimiento de personal o una aprobación en varios niveles; todo eso que se hacía físicamente ahora es digital.

Para el usuario, entendiéndolo como líder o como colaborador, ya no tenemos que llamarlo o enviarle documentación, todo es en línea; él entra al sistema, revisa algo, lo aprueba su jefe y luego lo aprueba Recursos Humanos. Por ejemplo, en un proceso de onboarding, el candidato nos enviaba toda una cantidad de documentación de estudios, certificados, etcétera. Ahora nosotros simplemente le damos un enlace, él entra a una plataforma, carga su información en línea, nosotros la revisamos, pasa a planilla, la revisan y luego pasa a un file digital. Cero documentación, aunque todavía hay uno que otro documento que por norma hay que firmar; pero tanto para el usuario como para Recursos Humanos se ha facilitado la gestión muchísimo.

Estamos en los inicios de esta implementación y creo que en los próximos años vamos a seguir optimizando, vamos a seguir robusteciendo este software.

Por el lado de tecnología, por ejemplo, auditoría venía a la oficina y nos daba un listado de cosas que deseaba revisar; ahora simplemente le damos un enlace para que audite a la persona que desee, sin que eso nos genere una carga.

En el tema del desempeño puedo tener informes de los ejecutivos, de los técnicos, empleados y obreros, información de su proceso de desempeño, quién lo evaluó, todo en línea. Ya no tengo que llamar a la mina o al administrador de personal y preguntarle por la persona. Eso lo puedo hacer yo, un gerente corporativo o alguien que tenga acceso al sistema, sin necesidad de cargar más trabajo a Recursos Humanos. Entonces, son múltiples beneficios que facilitan la gestión de la información.

¿Desde el lado de TI se ven beneficios?

En realidad, solo tenemos una persona de soporte dedicada a SuccessFactors. Dentro del equipo de sistemas hay varias personas que tienen distintos clientes y nosotros tenemos una persona que ve Recursos Humanos, pero no solo ve SuccessFactors, también ve otros softwares relacionados a Recursos Humanos.

Dentro de este proceso de implementación ¿cuál considera que ha sido el valor que han aportado los partners?

Siempre es necesario evaluar un buen partner, un buen implementador, porque nosotros antes implementamos otro software y tuvimos dificultades. Por ello, hicimos una evaluación amplia de varios proveedores, no solo evaluamos al proveedor como empresa, sino quiénes están detrás de ese proveedor, quién es el grupo senior, nosotros siempre revisamos eso; incluso pedíamos a los proveedores reunirnos con el gerente del proyecto y el consultor especializado para evaluar su dominio y experiencia. Nos tomamos nuestro tiempo.

HCC nos gustó por su experiencia en el mercado, tenían varias empresas y muchas consultas. Y en verdad trajeron un buen equipo, todos los especialistas de los distintos módulos nos dieron muy buenas alternativas, y nos han generado valor brindándonos mejores formas de gestionar la herramienta. A veces uno tiene un modelo de negocio y un proceso en la organización previo al software, y uno quiere que ese modelo continúe, pero en ocasiones el software da otras facilidades y los consultores -cuando son buenos- te dicen que el software lo puede hacer de otra manera, y uno evalúa si esa manera es mejor que la anterior.

Ellos nos han planteado buenas alternativas que nosotros hemos adoptado y eso ha facilitado el proceso; no nos hemos cerrado con la manera anterior de hacer las cosas. Estamos contentos.

Peceros: La división de Seidor que es HCC, que ha sido el partner de implementación, está en Perú llevando a cabo proyectos de SAP para gestión humana desde el 2007. Entonces, nuestro equipo realmente está enfocado y especializado en dar soluciones de gestión humana. También tenemos varios proyectos en el rubro de minería, nuestro equipo tiene ese know how ese conocimiento de cómo se comporta la organización en los escenarios de minería.

Eso ayudó a entender más fácilmente la estructura de Buenaventura y su dinámica. Esa es la experiencia que podemos aportar en los proyectos; además, implementar un sistema de nube, como SuccessFactors, es distinto a implementar un proyecto on premise donde antes lo que pedía el cliente se podía desarrollar, y no había mucho cuestionamiento sobre orientar a los clientes y sus procesos hacia las mejores prácticas.

Un sistema de nube tiene de por sí las mejores prácticas incluidas, entonces en este caso sí se evalúa cómo lleva la empresa sus procesos y le proponemos que aproveche las funcionalidades que trae un sistema de nube de este tipo.

¿Desean agregar algo?

Zoeger: Todavía estamos a mitad del proyecto y quizás dentro de un año podremos aprovechar al máximo SuccessFactors, y tengo la expectativa de que vamos a tener una herramienta muy potente. Además, SuccessFactors tiene actualizaciones que nos hicieron decidirnos por ella, ya que así podemos tener un software que 'te va jalando', que 'está delante de ti' y te trae las mejores prácticas y te las va dando cada cierto tiempo.

Ahora la gestión está más en el usuario, tanto en el líder como en el colaborador, la gestión de los recursos humanos no es la gestión del gerente sino del líder con sus colaboradores, y SuccessFactors ayuda con eso.

Jose Antonio Trujillo